KMU tun sich mit dem Bewerbungsprozess und der

anschliessenden Mitarbeiter Einarbeitung oft besonders schwer.

Doch das muss nicht sein. Gerade wenn Ihr Unternehmen immer wieder neue Leute einstellt, sollten Sie es den Grossfirmen gleich tun. Denn die haben diese Prozesse längst so automatisiert, dass der Flut oder auch dem Mangel an Bewerbungen mit Automatismen begegnet wird. In KMU kann das heutzutage auch einfach mit geringen Aufwendungen realisiert werden.

Die Anzahl inserierter Arbeitsstellen steigt von Jahr zu Jahr.

Schon lange spricht man auch in der Schweiz von einem Fachkräftemangel.

Gerade für kleine und mittelständische Unternehmen stellt die Mitarbeitergewinnung und anschliessende Einarbeitung oft eine ziemliche Herausforderung dar.

Das Problem ist vielseitig: 

  • zu wenige Bewerbungen auf Ihre Annoncen
  • keine oder zu wenig Zeit resp. keine konkreten Prozesse, um Bewerbungen zu bearbeiten
  • nicht immer professionelle Erstgespräche
  • unzureichende Einarbeitung neuer Mitarbeiter
  • schlechte Mitarbeiter Bindung.

 

Der Recruiting-Prozess in KMU ist häufig zu aufwändig, teuer und letztlich oft sogar mehr schlecht als recht.  

Hier kann eine Kombination aus Multiposting und einem Tool der Marketing-Automatisierung die Aufwendungen einer H.R.-Abteilung massive unterstützen. 

Das wird dann einmalig so erstellt, dass in einer spezifischen E-Mail-Kampagne der automatisierte Informationsfluss an den Bewerber, wie auch allenfalls an interne oder auch externe Stellen erstellt wird. 

Im Rahmen dieser Kampagne folgen weitere Nachrichten mit der Bitte um Geduld.

Die Bewerbungen werden gesichtet mit darauffolgenden, terminierten Einladungen an A-Kandidaten resp. auch freundliche Absagen.

Die HR-Abteilung sichtet also eingehende Bewerbungen und vergibt dem System entsprechende Tags (engl. Etiketten) wie

  • Nicht qualifiziert
  • A-Kandidat
  • B-Kandidat

Der Vorteil liegt v.a. darin, dass Interessenten aufgrund vorformulierter Texte und deren zeitlich vordefinierten Versanddaten über den Bewerbungsablauf rück-informiert werden. Und zwar vollautomatisch. Stets mit richtigem Betreff über die Vakanz und auch klarer persönlicher Anrede.

Zeitraubende Telefonate seitens des Bewerbers an die H.R.-Abteilung entfallen somit, da die Bewerber laufend über den Stand Ihrer Bewerbung informiert sind.

Damit wird auch sichergestellt, dass Bewerber womöglich keinerlei Informationen von Ihrem Unternehmen erhalten, weil dies im Tagesgeschäft untergegangen ist und schlicht vergessen wurde.

Solch wenig professionell und unverschämte Inserat-Vermerke, wie „falls Sie in den nächsten vier Wochen nichts mehr von uns hören sollten, können Sie davon ausgehen, dass Ihre Bewerbung keine Berücksichtigung fand“, sollten fortan wirklich überall der Vergangenheit angehören.

Mit der gleichen Technologie lassen sich übrigens auch viele grundsätzliche Einarbeitungsprozesse eines neuen Mitarbeiters zu einem grossen Teil mit entsprechenden Kampagnen automatisieren.

Sie kennen das: Morgen kommt der Neue. Und wer soll den denn jetzt einarbeiten?

Die Verantwortlichen direkt in der Abteilung sind dafür oftmals einfach zu beschäftigt.

Letztlich wird dies dann jemandem aufgetragen, dem die fachliche Kompetenz dafür nicht immer zusteht.

Wer so seine neuen Mitarbeiter einschult, muss sich nicht über den „stille Post-Effekt“ wundern.

Der Leidtragende ist dann meist wieder irgendein Vorgesetzter, der sich wundert, dass ein neuer Mitarbeiter selbst nach den ersten Wochen im Betrieb immer noch Wissenslücken aufweist.

Abteilungsleiter können die grundsätzlichen Dinge der Arbeitsweisen schon mal konkret vorab erklären und auf Video aufzeichnen. Das muss ja nicht auf Vorrat geschehen. Beginnen Sie damit, wenn das nächste Mal ein Neuer in dieser Abteilung eingearbeitet wird.

Hinzu kommen all die allgemeinen Dinge, die in einer Firma neuen Mitarbeitern ja eh vermittelt werden müssen – hier eine kleine Auswahl:

  • Arbeitszeiten
  • Thema Überstunden
  • wie genau melde ich mich am Telefon
  • Dresscodes
  • die Cafeteria: was muss der Mitarbeiter dort erledigen und was macht die Reinigungsmannschaft
  • Ferienzettel: in welcher Form und an wen
  • Krankmeldungen
  • Ihre internen Dienstwege
  • welche weiteren Abteilungen gibt es, u.v.a.m.

Der neue Mitarbeiter wird morgens an seinen neuen Arbeitsplatz begleitet, wo ihm sein E-Mail Programm gezeigt wird. Und dort findet er schon sein erstes Willkommensmail.

Sobald er das durchgesehen hat, kommt gleich das nächste.

Vorbei sind dann die Zeiten, wo man den Vorgesetzten nach den ersten paar Wochen wieder für solche Themen in Anspruch nehmen muss.

Denn der kann dann sagen:
Das hast Du doch an Deinem ersten Arbeitstag in einem Video gesehen. Um Dir Deine Frage zu beantworten, weisst Du nun, was zu tun ist.

Wussten Sie, dass Untersuchungen ergaben, dass jede Unterbrechung 5 bis 7 Minuten Zeit benötigt, um sich in seiner Arbeit wieder Klarheit zu verschaffen, bevor man darin unterbrochen wurde?

Einer Dame, bereits im fortgeschrittenen mittleren Alter, wurde in einer von uns in diesem Thema ausgerüsteten Firma zu Beginn ihrer neuen Tätigkeit mitgeteilt, dass ihre Einarbeitung über E-Mail und Video erfolgen wird. Konsterniert meinte die nur, dass sie sich so etwas nicht vorstellen könnte.

Drei Wochen später liess sie verlauten, dass dies „die beste Einarbeitung“ gewesen wäre, die sie jemals erlebt hätte.

Möchten auch Sie von Automatismen für neu einzustellende Mitarbeiter profitieren, die Sie auch zukünftig für jede neu entstehende Vakanz wieder nutzen können?

In einem kurzen telefonischen Strategiegespräch erzähle ich Ihnen gerne noch weitere Einzelheiten, wie ich Ihnen das als Klick-Tipp Certified Consultant erfolgreich umsetzen kann.
Das bietet mir auch die Möglichkeit, ein paar Dinge über die spezifischen Eigenheiten Ihrer Firma zu erfahren um zu sehen, wie ich  Sie mit unseren Lösungen gezielt unterstützen kann.

 

Hier erfahren Sie, wie das mit dem Strategie-Telefonat läuft: